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“薩班斯歸檔與公正郵”功能詳解

由于大部分開通薩班斯歸檔的企業也會同時開通公正郵,故本文將一并介紹這兩個功能的使用說明。對于只開通歸檔功能的企業用戶,可以忽略下文中關于公正郵功能的介紹。(一)進入薩班斯歸檔和公正郵功能功能入口位于管理后臺,登錄管理后臺,從“首頁—應用中心—薩班斯歸檔”路徑即可進入歸檔和公正郵功能。需要對訪問者身份進行驗證,短信驗證碼將發送到復核人手機,驗證通過后即可進入。進入時的身份驗證界面,如下圖所示。(二)查看歸檔空間信息點擊歸檔功能下的“歸檔空間信息”菜單,可以查看歸檔空間的使用情況。如下圖所示,包含信息如下:區域①展示歸檔功能相關信息:    a.可開通的郵箱數量,即企業購買的可開通歸檔功能的郵箱總數;    b.已開通的郵箱數量,即已經開通歸檔功能的郵箱總數;    c.歸檔郵件數量,即已經歸檔的郵件總數;區域②展示公正郵功能相關信息,如未開通公正郵功能,則不會顯示此區域:    a.已開通的郵箱數量:即企業購買的可開啟公正郵功能的郵箱總數;    b.已申請的郵件數量,即企業已申請公證取證的郵件總數;    c.組織實名認證信息,首次登錄需要進行企業信息登記,登記信息認證通過后,則如上圖所示。企業只有認證通過后,才可申請公證取證;區域③展示歸檔功能和公正郵功能的有效期:    a.功能有效期,若只開通歸檔功能,則只表示歸檔功能的有效期。若同時開通歸檔功能和公正郵功能,則表示歸檔功能和公正郵功能都可以正常使用的有效期;    b.功能開通狀態,有“體驗試用”、“試用過期”、“正式開通”、“已過期”四個狀態。在“體驗試用”和“試用過期”狀態時,可以申請正式開通服務。在“正式開通”和“已過期”狀態時,可以申請服務續期;(三)管理歸檔郵箱點擊歸檔功能下的“管理歸檔郵箱”菜單,可以查看、增加、刪除歸檔郵箱。操作界面,如下圖所示。1、添加歸檔郵箱點擊“添加歸檔郵箱”按鈕,選擇需要添加的具體郵箱,點擊“確定”,即可添加成功。操作界面,如下圖所示??梢匝≡裰還櫚擋糠種匾撓氏?,在添加之日起,郵箱收到的郵件才會被歸檔。2、刪除歸檔郵箱勾選需要刪除的歸檔郵箱,點擊“刪除歸檔郵箱”按鈕,并二次確認刪除,即可刪除成功。您也可以直接點擊郵箱列表后面的“刪除”按鈕,快速刪除某個歸檔郵箱。刪除郵箱后,被刪除郵箱此后所收到的郵件均不再被歸檔。但刪除前已經歸檔的郵件不受影響。3、查看歸檔郵箱每條歸檔郵箱記錄展示:姓名、郵箱地址、加入歸檔時間、是否開啟公正郵??梢醞ü緱嬗疑轄塹摹八閹鞴丶省笨燜儼檎夜櫚滌氏?。點擊每條歸檔郵箱記錄后面的“查詢”按鈕,可以查詢該郵箱收發的歸檔郵件,“查詢歸檔郵件”的說明見后文。(四)查詢歸檔郵件1、查詢歸檔郵件首先,點擊歸檔功能下的“查詢歸檔郵件”菜單,即可進入“查詢歸檔郵件”功能;查詢歸檔郵件操作界面,如下圖所示:然后,錄入查詢條件,快速查詢歸檔郵件。查詢條件包括:域名、郵箱、關鍵字、郵件來源、查詢范圍、開始時間、結束時間、公正狀態。關于查詢條件,需說明:    a.郵件來源,是根據郵件的產生方式分類的,目前有:收發郵件、搬家郵件、imap同步郵件、草稿郵件、定時郵件這五類郵件來源;    b.查詢范圍,是指關鍵詞的查詢范圍,例如,查詢范圍為“主題+發件人+郵件”,則當郵件主題、發件人和郵件附件中包含關鍵詞,則該郵件就會被查詢出來。目前支持“不限”、“主題+發件人+附件”、“主題”、“發件人”、“主提+發件人”五類查詢范圍;    c.保全、已保全、已申請?!拔幢H敝腹櫚滌始創嬤?,不會保存至電子郵件保全系統,不能申辦公證?!耙馴H敝腹櫚滌始汛嬤?,已保存至電子郵件保全系統,可以申辦公證?!耙焉昵搿敝復嬤び始焉臧旃?;最后,查看歸檔郵件正文。點擊“歸檔郵件列表”后面的查看,即可查看郵件正文內容。2、導出歸檔郵件您可以勾選需要導出的歸檔郵件,點擊“導出所選郵件”按鈕,即可導出eml格式的文件。3、申辦公正您可以勾選需要公正的的歸檔郵件(所選郵件需要是“已保全”狀態),點擊“申辦公正”按鈕,然后跳轉至電子郵件存證系統,選擇公證處即可完成公證申辦。(五)歸檔系統日志“歸檔系統日志”記錄歸檔系統的一系列操作,包括登錄、設置歸檔模式、查詢/導出歸檔郵件等操作,日志不允許被更改或刪除。操作界面,如下圖所示。(六)特別說明1、使用狀態下說明    a.…
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“郵件審核”功能詳解

   在企業日常辦公中,為保證業務信息準確可靠,某些郵件需要經過特定人員批準才能發出,例如報價單、訂單等等。郵件審核功能為企業用戶上述需求提供了便捷。    企業管理員可在企業服務平臺設置審核規則,如果被審核人發送的郵件命中審核規則,就會進入審核人的郵箱,經過審核人同意后方可發出。    注意:    1.只有使用HM系統的用戶才可使用郵件審核功能。    2.郵件審核功能不是默認開放的,需要企業客戶向經銷商提出申請,經銷商開通完成后,企業客戶登錄企業服務平臺才會看到郵件審核功能。(一)創建審核規則    1.成功開通郵件審核功能后,企業管理員登錄企業服務平臺,選擇左側導航欄里的“郵件審核”,在審核規則中點擊“新建審核規則”,如下圖所示。    2.填寫審核規則的具體信息,如下圖所示:    a.填寫審核規則名稱    b.添加被審核郵箱,可添加多個;    c.設置郵件過濾條件,可按照主題所含關鍵字、郵件發送時間、附件名稱、附件數量、附件大小、收件人數量、收件地址、收件域等維度設置過濾條件。當添加多個過濾條件后,需選擇過濾條件的關系,可選“滿足以上任一過濾條件”郵件進入審核狀態,或選“滿足以上所有條件”郵件進入審核狀態。如下圖所示;    d.添加審核郵箱,可添加多個。當添加多個審核郵箱時,需選擇多審核人規則為“一票通過”還是“一票拒絕“,如下圖所示;    e.設置“審核等待”規則,例如填寫“超過48小時,自動發送”,表明被審核郵件超過48小時,還沒被審核完成,則郵件將自動進入發送流程。    填寫完成以上信息后,點擊“保存”,即成功創建一條郵件審核規則。同時,該規則所設置的審核郵箱將收到“新審核規則被創建”的通知信,如下圖所示。    注意:    1.審核人和被審核人都必須是企業內帳號;    2.郵件審核只針對發送的郵件,不針對接收;    3.自動轉發的郵件一旦命中審核規則同樣會進入審核流程;    4.如郵件命中多條審核規則,則必須所有規則的審核結果一致通過才會進入發送流程;(二)審核郵件     1.登錄審核郵箱,將收到一封主題為“審核:**”的郵件,如下圖所示。    2.打開郵件,您可以看到附件是待審核的郵件,您可以打開附件進行審核,如下圖所示。    3.如果審核人同意被審核人發送該郵件,請點擊郵件中“同意發送”按鈕,如下圖所示。    4.進入確認頁面,點擊“同意發送”即可,如下圖所示。    5.如果審核人不同意被審核人發送該郵件,請點擊郵件中“拒絕發送”按鈕,在確認頁面填寫拒絕原因,并點擊“拒絕發送”,如下圖所示。    注意:    當郵件已經被企業管理員審核過、或被其他審核人審核過、或已超過“審核等待”時間,當前審核人點擊“同意發送”或是“拒絕發送”均是無效的,顯示頁面如下圖所示。(三)查看審核結果**    當郵件命中審核規則后,發件人可以在…
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“郵件備份”功能詳解

注:此功能需要管理員在企業郵箱管理后臺進行設置。    企業管理員可以利用該功能對一些重要郵箱的郵件信息進行自主備份,所有被備份郵箱的收發郵件均會同時發至主備份郵箱進行備份。    溫馨提示:    1.是從設置生效后以及之后的郵件才會備份,設置時間點之前的郵件不會進行備份;    2.如果來信過多,可能導致備份郵箱滿。建議及時使用客戶端工具將郵件收取到本地。管理員設置方法:從“首頁—應用中心—自主備份”路徑可進入自主備份功能,如下圖所示。頁面信息說明如下:主備份郵箱:即接收備份郵件的郵箱。被備份郵箱:其接收的郵件都會被發送至主備份郵箱進行備份。新建備份點擊“新建備份”按鈕,錄入“主備份郵箱”、“被備份郵箱”,最后點擊“確定”,即可新建備份成功。備份規則:    1.…
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